NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente política de datos personales es elaborada de acuerdo a lo dispuesto en la Constitución Policita, la Ley 1581 de 2012, reglamentado bajo el Decreto Único 1074 de 2015 en su capítulo 26 y demás disposiciones complementarias. La Clínica Alejandría S.A.S. dará aplicación a las respectivas normas, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, actualización y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
ALCANCE. La presente política aplicará para los clientes externos (Usuarios y pacientes), proveedores y empleados de la Clínica Alejandría.
DEFINICIONES. Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
TIPO DE INFORMACIÓN RECOPILADA: Los datos generales que la Clínica Alejandría S.A.S. obtiene de sus pacientes y/o usuarios en ejercicio de la prestación de sus servicios, de forma no taxativa son:
• Nombre Lugar y fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Número de Identificación Personal (Cédula, NIT. Pasaporte.)
• Género.
• Dirección, teléfono, correo electrónico.
• Datos clínicos del paciente. Incluye, pero no se limita a: antecedentes patológicos, resultados quirúrgicos, consultas, prescripciones, diagnósticos, resultados de exámenes, atención hospitalaria, datos de enfermería, interconsultas etc.
• Contactos: familiares, amigos, responsables, curadores Información personal, grado de instrucción, profesión, culto religioso y otros de contenido social, a través de la oficina de atención al usuario, ingreso hospitalario o trabajo social.
• Información personal a través de encuestas.
• Entidad responsable o aseguradora de los servicios de salud.
• Empresa donde labora.
• Fotos del paciente pre-operatoria y pos-operatoria
• Igualmente se obtiene información recopilada a través de transmisión voluntaria del paciente o usuario, en los procesos de atención asistencial, en los procesos de facturación, en las investigaciones autorizadas por el paciente y en otras fuentes de alimentación de información.
DATOS SENSIBLES: La Clínica Alejandría S.A.S. prohíbe a sus trabajadores, contratistas, médicos y colaboradores directos o indirectos divulgar datos considerados como sensibles en la constitución y la ley, tales como origen racial o étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales gubernamentales o no, organismos de derechos humanos, convicciones religiosas, orientación sexual, datos biométricos o de salud, etc., los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, en especial cuando se trata de niños menores de edad y adolescentes.
Está prohibido el tratamiento de los datos sensibles, con excepción de los casos explícitamente señalados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 es decir en los casos en que:
• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En los casos en que el Tratamiento de datos sensibles sea posible, debe cumplirse las siguientes obligaciones:
• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. Sin embargo, al momento de la recolección de los mismos, el paciente se encuentra en la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMO. La Clínica Alejandría S.A.S. podrá hacer uso de los datos para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, usuarios, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios requeridos por sus clientes y usuarios; c) Informar sobre nuevos servicios o cambios de los mismos; d) Enviar al correo electrónico, físico, celular o dispositivo móvil vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional de los servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Clínica Alejandría; e) Informar sobre actividades empresariales, seguridad industrial, derecho laboral y demás temas relacionados en el ámbito profesional; f) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; g) Llevar a cabo funciones o tares propias del objeto de Clínica Alejandría; h) Evaluar la calidad del servicio; i) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas a Clínica Alejandría S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
La Clínica Alejandría S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, se les advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; c) Ser informado por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS El área de servicio al usuario como responsable en adelantar las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular, atenderá y gestionará las solicitudes por medio del correo electrónico recepcion@clinicaalejandria.co o a través de la línea telefónica (608)8753055, o radicarla directamente en la IPS.
SÉPTIMO. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR (CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN) · Las consultas o reclamos deberán ser presentadas por el titular de los datos o por su representante legal. En consecuencia, la Clínica Alejandría S.A.S. se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que tenga establecidos.
La solicitud debe contener la información personal requerida (Nombre y datos de contacto para recibir la respuesta), descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos para ejercer su derecho como titular. La Clínica Alejandría S.A.S. dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los titulares podrán en todo momento solicitar a la Clínica Alejandría S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y el procedimiento indicado en esta Política.
Si vencido el término legal respectivo, la Clínica Alejandría S.A.S. no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO. La Clínica Alejandría S.A.S. en su condición de responsable y encargado del tratamiento de datos personales, deberá cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Realizar en los términos de la normatividad aplicable, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
f) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos de ley;
g) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
i) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
j) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
k) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La Clínica Alejandría S.A.S. Informa a sus pacientes y usuarios que ha adoptado e implementado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento indebido o acceso no autorizado.
MODIFICACIÓN: La Clínica Alejandría S.A.S. se reserva el derecho de modificar su política de protección y tratamiento de datos personales, cuando las circunstancias o la ley lo aconsejen u ordenen; caso en el cual la modificación se dará a conocer a través de los medios que la Clínica considere idóneos para el Caso.
AVISO DE PRIVACIDAD: El aviso de privacidad a través del cual la Clínica Alejandría S.A.S. le informará a los titulares la existencia de las políticas de tratamiento de información que les serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a sus datos personales, en aquellos casos en los que no sea posible poner a disposición de estos las políticas de tratamiento de la información, estará puesto a disposición de los titulares en la página web de la IPS.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política entra en vigencia el primero (1ro) de septiembre de 2017.
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